Kuinka hoidetaan uuden työntekijän perehdyttäminen ?

Kuinka tehdään uuden työntekijän perehdyttäminen ?

Oletko koskaan miettinyt kuinka uuden työntekijän perehdyttämistä voitaisiin nopeuttaa? Voisiko yrityksen kulttuuri olla mukana työntekijän perehdyttämisessä ilman, että ketään erikseen koulutetaan tai uusiin järjestelmiin investoidaan? Uuden työntekijän rekrytointi on yritykselle aina iso investointi. Vaikka hyvä Headhunter tekeekin ison työn parahaan työntekijän etsimisessä, alkuhaastatteluissa ja yrityksen myymisessä työnhakijalle, alkaa vielä tärkeämpi työ uuden työntekijän ensimmäisenä työpäivänä. Uuden työntekijän perehdyttäminen kannattaa suunnitella ja toteuttaa huolellisesti.

Moni meistä on ollut pöydän molemmilla puolilla, palkkaamassa uutta osaajaa sekä haastateltavana uuteen tehtävään. uuden työntekijän löytäminen ei ole helppoa. Vaikka papereissa ja haastattelussa joku työnhakija on ylivoimainen monella mittarilla, silti saattaa haastattelijaa mietityttää soveltuuko kyseinen hakija työtehtävän lisäksi myös osaksi työympäristöä. Joskus tätä asiaa ei joudu miettimään, mutta joskus kokemuksen mukana tullut vaisto muistuttaa asiasta. Voisiko nämä erinomaiset hakijat saada nopeammin perehdytettyä yrityksen toimintatapoihin ja työkulttuuriin siten että heidän panoksensa uudessa tehtävässään tulisi nopeasti esiin ja he tuntisivat olevansa osa yrityksen toimintatapaa jo ensimmäisten päivien aikana?

Kuka perehdytetään

Perehdyttäminen kuuluu kaikille. Yrityksen omistajista johtoryhmään, tiimeistä yhteistyökumppaneihin. mitä paremmin perehdytys on toteutettu, sitä paremmin kaikki tietävät miten yrityksessä toimitaan. Myös vuokratyöntekijöile, harjoittelijoille ja kesätyöntekijöille annetaan perehdytys yrityksen toimintaan suhteutettuna tietysti sopimuksen pituuteen. tilanteissa joissa yrityksen henkilökuntaan kuuluva työntekijä on ollut pitkään poissa yrityksen toiminnasta esimerkiksi opintovapaan tai sairasloman vuoksi, kannattaa hänet perehdyttää myös uudelleen niiltä osin kuin yrityksessä on muutoksia työtavoissa, kulttuurissa tai työvälineissä tapahtunut.

” Hyvin tehty perehdytys rohkaisee myös uutta työntekijää
antaman oman raikkaan panoksensa yrityksen toimintaan. ”

Työntekijän perehdyttäminen – Miksi?

Uuden työntekijän perehdyttäminen on tärkeätä yritykselle mutta myös uudelle työntekijälle. Uuden hyvän ja arvokkaan työntekijän palkkaaminen on kallis investointi; head hunterin palvelut + yrityksessä rekrytointiin käytetty aika. Hyvin tehty perehdytys auttaa uutta työntekijää sulautumaan osaksi yrityksen toimintaa. Hyvin tehty perehdytys rohkaisee myös uutta työntekijää antaman oman uuden raikkaan panoksensa yrityksen toimintaan.

Perehdytyksessä varmistetaan, että uusi työntekijä ymmärtää yrityksen toimintatavat ja yrityskulttuurin.   Samalla annetaan hänelle käytettävät työvälineet työntekemiseen sekä luodaan turvallinen työympäristö jotta uusi työntekijä sitoutuisi täysin uuteen työtehtäväänsä. Perehdystys myös varmistaa uuden työntekijän osallistumisen oman tiiminsä toimintaan ja osana työyhteisöä. Työturvallisuuskoulutus annetaan osana perehdytystä jo hyvin varhaisessa vaiheessa jotta mahdollisilta tapaturmilta tms. vältyttäisiin. Yrityksen intressi on pitää uusi työntekijä koko työsopimuksen koeajan  sekä jatkaa työsopimusta pitkälle koeajan päätyttyä. Uusi työntekijä tuo yritykseen aina uutta osaamista, energiaa sekä mahdollisuuksia yritykselle ja sen asiakkaille.

” Perehdytyksen aikana siihen osallistuvilla työntekijöillä on halu
auttaa uutta työntekijää pääsemään mukaan yrityksen päivittäisiin rutiineihin. ”

Perehdytyksellä on pitkä historia. Maininta sen tärkeydestä löytyy myös Suomen työlaista sekä lainkohdasta joka käsittelee nuoria työntekijöitä. Hyvin suunniteltu ja toteutettu perehdytys vähentää työntekijöiden stressiä ja lisää työviihtyvyyttä.

Uuden työntekijän perehdyttäminen perehdytyskaavakkeen avulla – esimiehen muistilista vai antiikin hioroglyyfi?

Olen perehdyttänyt useita uusia työntekijöitä, kertonut heidän roolistaan, tehtävästään, kysellyt odotuksista ja tavoitteista. Olen huomannut kuinka merkittävässä roolissa hyvä henkilöstöjohtaminen on yrityksessä. Vanhaan aikaan monessa yrityksessä kuvainnollisesti heitettiin altaan syvään päähän ja katsottiin osaako hän uida….aivan, nykyisessä tietotyöntekijöiden joukossa näin ei kannata menetellä sillä uusi työntekijä ei vielä tiedä kuinka hänen pitäisi uida ko. altaassa eli mitä tiimi, kolleegat, työyhteisö odottavat häneltä.  Uuden työntekijän perehdytys on erittäin tärkeätä sillä yrityksen uudellen investoinnille odotetaan tuottoa mahdollisimman pian.

Yrityksissä käytössä oleva perehdytyskaavake on loistava muistilista jos kaavake on päivitetty viimevuosina. Yritysten toimintaympäristöt elävät nopeassa muutoksessa koko ajan ja siksi on tärkeätä että henkilöstöjohto pitää henkilöstöprosessit päivitettynä. Perehdytyslomake auttaa esimiestä huomattavasti sillä se varmistaa että jokaiselle uudelle työntekijälle toteutetaan samanlainen perusperehdytys yrityksen toiminnasta odotuksiin ja tavoitteisiin. Voisiko perehdytystä toteuttaa myös yrityksen toimintakulttuuriin, näkymättömiin ja kirjoittamattomiin tapoihin ja toimintamalleihin? Kyllä, mutta perehdytyskaavake ei tätä usein huomioi. Kirjoittamattomat asiat työkulttuurissa ovat usein se liima miksi työyhteisössä viihdytään ja joka sitouttaa kaikkia työntekijöitä voimakkaammin yritykseen.

Henkilöstön koulutusakatemia perehdyttämisen tukena

Monissa yrityksissä yrityksen perehdytysohjelman osana on kummin nimeäminen uudelle työntekijälle. Tämä yrityksen toimintatavat tunteva työntekijä tai esimies auttaa perehdytyssuunnitelman toteuttamisessa ja vastaa uuden työntekijän moniin kysymyksiin. Kumminrooli työkulttuurin välittäjänä on tärkeä. Hän toimii samalla myös roolimallina uudelle työntekijälle ja viestii yrityksen kulttuurista joka päivä uudelle työntekijälle kaikella tekemisillään ja puheillaan.

Isoilla yrityksillä on vakiintunut koulutskäytäntöhenkilöstöle. Monet ovat myös toteuttaneet oman koulutusakatemian jolla pystytään viemään uuden työntekijän kouluttamista vielä pidemmälle. Koulutusakatemia tuo mukanaan digiaineistoja, itseopiskelukursseja, tiimien yhdessä oppimista ja jatkuvaa henkilöstön kouluttamista. Uuden työntekijän perehdytykseen nimetyn kummin rooli voi olla myös sparraaja uudelle työntekijälle osana koulutusakatemiaa. Koulutusakatemia kannattaa rakentaa yrityksen koon ja tavoitteiden mukaisesti. Isommalla yrityksellä on oletettavasti enemmän koulutettavaa uudelle työntekijälle kuin pienellä alle 10 henkilön yrityksellä.

Yrityksen koulutusakatemia luo pohjan yrityksen jatkuvalle oppimiselle, sisäiseen – ja ulkoiseen oppimiseen. Koulutusakatemian kurssien avulla varmistetaan uusien työntekijöiden perehdyttämisen laatu ja rakennetaan perusta työssä lisäoppimiselle. Perehdytettävä työntekijä tutustuu kurssien antiin perehdytysaikana. Alla olevasta listasta löytyy koulutuskokonaisuus -esimerkkejä esimiehien ja työntekijöiden koulutuksiin.

  • parhaiden työntekijöiden löytäminen
  • nykyisen osaamisen jatkuva päivittäminen
  • yrityksen kulttuurin ja arvojen kouluttaminen ja esilletuonti
  • yrityksen tarinoiden oppiminen
  • osaamisen kierrättäminen yrityksessä
  • tietoturvan jatkuvaan kehittäminen
  • palvelumuotoilun kehittäminen
  • markkinoinnin työkalujen kehittäminen
  • työkulttuurin tärkeiden asioiden esilletuominen ja visualisointi
  • päivittäiset yrityksen käyttämät työkalut
  • myyntitarinat
  • tulevaisuuden ulkopuolisten tekijöiden ja yhteistyökumppaneiden kouluttaminen

Yrityksen koulutusakatemia on iso aihe, joka on selkeästi oman artikkelin arvoinen. Tähän aiheeseen palataan myöhemmin lisää.

Kuinka näkymättömät toimintamallit voidaan ottaa mukaan perehdytykseen?

Yrityksissä on vuosi kymmeniä käytetty kouluissa opittuja menetelmiä johtamiseen, markkinointiin ja henkilöstön kehittämiseen. Kouluista siirrytään työelämään ja esimiestehtäviin yrityksiin. Johtamisoppeja sovelletaan yrityksessä kehityksen ja johtamisen välineenä. Henkilöstön johtamiseen erityisesti voidaan soveltaa myös useita muita menetelmiä jotka ovat tuttuja luovien alojen toimijoilta, mm. teatteri-, tanssi-, muusiikkitaiteen alueilta sekä kuvataiteista.

Monilla luovien alojen ammattilaisilla on kokemusta yritysten kanssa työskentelystä erityisesti henkilöstön kehittämisen alueella.

” Perehdyttämisen nopeuttamisessa
luovien alojen ammattilaisilla on paljon annettavaa. ”

Uuden työntekijän perehdyttämisen nopeuttaminen ei onnistu pelkästään tuoreistamalla ja tehostamalla perehdytyslomakepohjaa. Aikasemmin lyhyesti kuvattu koulutusakatemia toimii moduulirakenteena hyvin mutta tarvitsee uusia työkaluja mm. parhaiden tiimien muodostamisessa, luottamuksen kasvattamisessa ja luovuuden sekä innovaatioiden kasvattajana. Erityisessä roolissa yrityksissä on aina viestintä, sitä ei koskaan tehdä tarpeeksi -on perus löydös henkilöstökyselyissä ja one-to-one keskusteluissa. Sovellettaessa luovien alojen menetelmiä näihin tarpeisiin saadaan vastaus helposti.

Luovien alojen ammattilaisten kanssa pystytään rakentamaan työyhteisölle koulutuspolku joka esimerkiksi antaa työntekijöille lisätietoja, ymmärrystä ja kykyjä uusien työntekijöiden perehdyttämisessä. Kuinka yrityksen työkulttuuri, arvot ja asenteet saadaan näkyväksi ja miten niiden avulla voidaan auttaa ja nopeuttaa uuden työntekijän perehdyttämistä. Samalla pystytään rakentamaan toimintamalleja yrityksen kulttuurin ja arvojen näkyväksi tekemisessä. Yhteisötaiteilijat ja soveltavan taiteen ammattilaiset ovat kehittäneet malleja monissa toimintaympäristöissä. Koulutuksissa ja työpajoissa hyödynnetään perunteisten konsultoivien yritysten menetelmien lisäksi taiteen eri alueita sekä niitä yhdistämällä. Esimerkiksi teatteritaiteessa on paljon menetelmiä joiden avulla mahdollistetaan epäonnistumiseen oppiminen, mokailun salliminen tai voidaan käsitellä haasteellisiakin aiheita yrityksen johtamisessa ja työkulttuurissa. Nämä menetelmät soveltuvat myös muutosjohtamisen työvälineiksi.
Huom. HokkusPokkus -työpajoja ei ole olemassa. Muutos tarvitsee aina aikaa, motivaaatiota sekä toistoja. Esimerkiksi yrityksen toimintakulttuurin kehittäminen uusien ja nykyisten työntekijöiden ja tiimien oppimista kannustavaksi on mahdollista mutta tarvitsee aiheeseen palaamista useaan kertaan.

Työkaluesimerkki uuden työntekijän perehdytyksen nopeuttamiseksi

Pelillistäminen

Perinteisten perehdytysohjelmien lisäksi rakennetaan yritykseen toiminnallinen peli, jonka lopputulos kuvaa esimerkiksi yrityksen arvoja, fail fast kulttuuria tai tulevaisuuden tavoitteita. Yhteisöllinen yrityspeli on työkalu jonka kesto yrityksessä on 20-30 päivää. Lyhyesti selostettuna jokainen yrityksen työntekijä saa päivittäin puhelimeensa salaisen tekstiviestin. Viesti sisältää pienen tehtävän jota ei saa paljastaa muille työntekijöille kuin toteuttamalla tehtävän. Osallistuminen yhteisöpeliin on työyhteisössä vapaaehtoista. Osa tehtävistä on työyhteisöön liittyviä, toiset taas luovaan, leikkisämpään asenteeseen innostavia.

Tehtävien tarkoitus

  •  Työkaverin kohtaaminen hieman eri tavoin kuin tavallisesti
  • Tilan kokeminen tavallisesta poikkeavasti
  • Luovan toiminnan ujuttaminen arkeen
  • Uuden työntekijän perehdyttäminen helpottuu ja nopeutuu
  • Tiedon kerääminen työyhteisön ajatuksista

Pelin avulla

  • päästään tutustumaan paremmin työkavereihin
  • kehitetään yhteishenkeä
  • tekee työyhteisöä näkyväksi ”tätä kaikkea me olemme”
  • tuo matalalla kynnyksellä luovaa ajattelua arkeen
  • lisää vaikutusmahdollisuuksia yhteisön avulla
  • Muita koulutuksia työyhteisön kouluttamiseksi osaksi uusien työntekijöiden perehdytystä.
  • Luova työpaja tiimille
  • Luottamuksen ja yhteistyön kasvattaminen
  • Yrityksen tarinan hyödyntäminen

Uuden työntekijän perehdyttäminen
YHTEENVETO – Työntekijän perehdyttäminen

Rekrytointi on yrityksen investointi. Sitä pitää uudistaa, päivittää, helpottaa ja hyödyntää. Onnistunut rekrytointi kasvattaa yrityksen asiakkaiden mahdollisuuksia. Uuden työntekijän perehdyttäminen kannattaa hoitaa huolellisesti jotta uusi työntekijä kokee oppivansa uutta, saavansa arvostusta, olevansa hyödyksi yritykselle ja näiden kautta uusi työntekijä sitoutuu yrityksen toimintaan ja oppii työkulttuurin nopeasti. Kun perehdyttämisen nopeuttamiseen kiinnitetään huomiota hyötyy siitä yrityksen koko henkilökunta uuden palkatun resurssin avulla.

Yrityksen kannattaa panostaa perehdyttämisen nopeuttamiseen, henkilöstön kouluttamiseen siinä samalla sekä näkymättömän yrityskulttuurin selkeästi näkyväksi tekemiseen. Hyödyntämällä uusia työkaluja yritys pystyy kehittämään omaa työkulttuuriaan houkuttelevammaksi parhaille työnhakijoille tulevaisuudessa.

Lisätietoja työntekijän perehdyttämisestä

  • Työterveyslaiton on tehnyt hyvän perusmuistilistan kaikille yrityksille ” Perehdyttäjän TOP 10 -muistilista ” Työterveyslaitos on myös koonnut oppaan tuetaan nuorta työntekijää työuran alussa.

” Oppaassa annetaan ohjeita miten nuorta työntekijää tulee tukea työuran alkutaipaleella,
jotta työn vaativuus ja hänen omat voimavaransa ovat tasapainossa. Työkyky voidaan mieltää taloksi, jossa työn moninaiset piirteet ja työhön liittyvät erilaiset osatekijät jakautuvat kerroksiin. Oppaassa käsitellään myös työkykytaitoa työturvallisuuden ja työsuojelun yhteistoiminnan näkökulmasta. Tämä opas on syntynyt osana Työterveys ja työturvallisuus osana nuorten työllistymistä -hanketta (2013-2014). ”  Löydät PDF oppaan Työterveyslaitoksen sivuilta täältä.

  • Tässä Talouselämän artikkelissa kerrotaan hyvin onnistuneesta perehdytyksestä Kalmar -yrityksessä ” Hyvä perehdytys on huolella suunniteltu ja siihen uhrataan aikaa ”

 – Uuden työntekijän motivaatio ei kuitenkaan tee hänestä ihmeoppijaa. Työntekijän kiinnostus lopahtaa hyvin nopeasti, jos perehdyttäjä haluaa saada homman hoidettua silmänräpäyksessä. Ojakankaan mukaan uusia työntekijöitä rassaa erityisesti, jos hänelle yritetään tuputtaa liikaa tietoa liian lyhyessä ajassa. – Adecco / Ojakangas #talouselämä. Lue koko artikkeli täältä.

Markkinilla erottautuminen hyvänä ja mieleenpainuvana työnantajan on tärkeätä. Kuinka olisi mahdollista kertoa yrityksaen tarina mieleenopainuvasti? Yksi menetelmä kertoa yrityksen tarina on toteuttaa yritykselle tunnuskappale. Miksi? Lue 5 vinkkiä tunnuskappaleen käytöstä sivuiltamme!

Olemme keskustelleet useiden yritysten johtohenkilöiden ja kehittäjien kanssa. Yritysten muutostarpeet ovat jatkuvia ja uusia menetelmiä muutoksien valmistelemiseen, tekemiseen ja juurruttamiseen tarvitaan enemmän. Perinteiset työpajat ja konsulttien menetelmät eivät aina mahdollista parasta oppia ja hyötyä työpajasta, vaikka työpajoissa usein onkin kivaa ja keskustelua in nrunsaasti. Olemme KOOKin työpajoissa keskittyneet yritysten toimintaskulttuurien kehittämiseen, myynnin ja markkinoinnin erottautumiskykyyn, henkilöstön kouluttamiseen ja sen menetelmiin sekä muutoksen johtamiseen. Jos olet kiinnostunut henkilöstön kehittämisestä, tiimien rakentamisesta sekä johtamisesta, kannattaa tutustua lisää kehityspalveluihimme täältä.

Ps. Haluatko jatkossakin lukea yritysten muutosjohtamisesta, markkinoiden muutoksesta ja uusista työkaluista sekä menetelmistä yrityksen, myynnin ja henkilöstön kehittämiseksi? Jätä yhteystietosi ja pysyt jatkosssakin ajantasalla 👍😀

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *